Şantiye günlük raporu nedir, neden tutulur?
Şantiye günlük raporu, şantiye şefinin veya saha mühendisinin her iş günü sonunda doldurduğu, o gün sahada kimin ne yaptığını, neyin geldiğini ve neyin aksadığını gösteren kayıttır. Firmanın kendi belgesidir; biçimi kanunla belirlenmez, ama içeriği aylar sonra para ve süre tartışmalarında delil olarak kullanılır.
Günlük raporun dört somut faydası vardır:
- Hakediş: hangi gün hangi imalatın nerede yapıldığını gösterir; metraj ve ataşmanla çelişki olduğunda ilk bakılan kayıttır.
- Süre uzatımı: kamu işlerinde YİGŞ md. 29'a göre süre uzatımı gerektiren olay, meydana geldiği tarihi izleyen 20 gün içinde idareye yazılı bildirilmelidir. Bildirimin dayanağı günlük kayıtlardır.
- Taşeron ilişkisi: taşeronun kaç kişiyle çalıştığı, hangi gün bekletildiği, hangi işin kimin yüzünden tekrarlandığı yazılı olur.
- İSG: ramak kala olaylar, verilen uyarılar ve eğitimler tarih ve isimle kayda geçer.
Raporu saha mühendisi yazabilir, ama şantiye şefi okuyup onaylamalıdır; onaysız rapor iç tartışmada bile zayıf kalır. Raporları iş bitip kesin hesap kapanana ve garanti süresi dolana kadar saklayın: ayıp ve gecikme tartışmaları çoğu zaman teslimden aylar sonra başlar. Kâğıt tutuyorsanız sayfaları numaralı bir defter kullanın ve boş satır bırakmayın; dijital tutuyorsanız kaydın sonradan değiştirilip değiştirilmediği görülebilmelidir.
Günlük rapor, şantiye defteri ve Şantiye-M arasındaki fark nedir?
Yasal kayıt ile firma içi kayıt ayrı şeylerdir. Elektronik şantiye defteri yasal yükümlülüktür ve şantiye şefi tarafından Şantiye-M'de tutulur; kamu işlerinde ayrıca YİGŞ'in öngördüğü defterler vardır; firma içi günlük rapor ise sizin yönetim ve delil aracınızdır.
| Kayıt | Dayanak | Kim tutar | Ne işe yarar |
|---|---|---|---|
| Elektronik şantiye defteri (Şantiye-M) | Şantiye Şefleri Hakkında Yönetmelik md. 7/11; RG 16.09.2025, sayı 33019; 1 Ocak 2026'dan itibaren | Şantiye şefi, Bakanlığın Şantiye-M mobil uygulamasıyla | Faaliyetlerin iş programına uygun şekilde resmi kaydı; doğruluğundan şantiye şefi sorumludur |
| Şantiye günlük defteri, röleve ve ataşman defterleri (kamu işleri) | Yapım İşleri Genel Şartnamesi md. 28 | Yapı denetim görevlisi, yükleniciyle birlikte; yüklenici imzalar | İşin ayrıntılarını günü gününe kayda geçirmek; hakediş ve kesin hesabın dayanağı |
| Yapı denetim kayıtları | 4708 sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanun | Yapı denetim kuruluşu | Denetim tutanakları ve seviye tespitleri; denetim kuruluşunun sorumluluğundadır |
| Firma içi günlük rapor | Zorunlu biçimi yok; sözleşme isteyebilir | Şantiye şefi veya saha mühendisi | Ekip, malzeme, ilerleme, gecikme ve İSG kayıtları; iç raporlama ve delil |
Şantiye-M'in adı eskiden e-Şantiye idi; 16 Eylül 2025 tarihli değişiklikle sistemin adı Şantiye-M olarak değiştirildi. Yönetmelik ayrıca iki şeyi açıkça yazar: defter kayıtları, mevzuat gereği kişi, kurum ve mercilere yapılması gereken bildirimlerin yerine geçmez ve şantiye şefinin sorumluluklarını yerine getirdiğine dair karine oluşturmaz.
Firma içi günlük rapor, Şantiye-M kaydının veya kamu işindeki şantiye günlük defterinin yerine geçmez. İkisini aynı gün, aynı bilgiyle tutun: iç rapor ayrıntılı olabilir, ama resmi kayıtla çelişmemelidir. Şantiye-M kayıt usul ve esasları Bakanlığın internet sitesinde duyurulur.
Günlük raporda hangi başlıklar olmalı?
İyi bir günlük rapor on iki başlıktan oluşur. Aşağıdaki şablonu olduğu gibi kullanabilirsiniz; örnek sütunu Ataşehir Konutları B Blok örnek projesinden alınmıştır.
| Başlık | Ne yazılır | Örnek |
|---|---|---|
| Tarih ve çalışma saatleri | Gün, başlama ve bitiş saati, fazla mesai | 13.11.2026, 08.00–18.00 |
| Hava durumu | Sabah ve öğleden sonra sıcaklık, yağış, rüzgâr; çalışmaya etkisi | Sabah 6 °C, 11.00–14.30 yağmur |
| Ekip ve puantaj | Taşeron ve meslek bazında kişi sayısı | Yıldız Mekanik 6, Akdeniz Tesisat 4, kendi ekibimiz 3 |
| Ekipman | Sahadaki makine, çalışma ve arıza saatleri | Kule vinç 8 saat; beton pompası 4 saat |
| Yapılan imalat | Blok, kat, aks veya mahal; iş kalemi; miktar | Zemin kat Z-03 BANYO seramik zemin 11,47 m² |
| Malzeme girişleri | Malzeme, miktar, tedarikçi, irsaliye no | PPR-C boru Ø25, 120 m |
| Testler ve numuneler | Beton numunesi, basınç testi, kontrol | Sıhhi tesisat basınç testi, Z katı |
| Ziyaretçiler ve denetimler | Kim, hangi kurumdan, ne için geldi, ne istedi | Yapı denetim kontrolü, döşeme donatısı |
| İSG | Kaza, ramak kala, uyarı, eğitim, eksik KKD | Kat 3 korkuluk eksik, kapatıldı |
| Talimatlar ve revizyonlar | Yazılı veya sözlü talimat, pafta sürümü | Mimardan Z-02 MUTFAK tezgâh revizesi istendi |
| Gecikmeler ve engeller | Ne oldu, kaç saat, kim etkilendi, kime bildirildi | Yağmur nedeniyle çatı işi 3,5 saat durdu |
| Fotoğraflar ve imza | Fotoğraf listesi, konum; raporu yazan ve onaylayan | 8 fotoğraf; saha mühendisi, şantiye şefi |
Puantaj neden taşeron bazında tutulur?
Toplam kişi sayısı tek başına bir şey söylemez. Taşeron bazında puantaj, bir taşeronun sözleşmede taahhüt ettiği ekiple çalışıp çalışmadığını, bekleme taleplerinin gerçek olup olmadığını ve iş programındaki gecikmenin kaynağını gösterir. Asıl işveren, taşeronun işçilerine karşı 4857 sayılı İş Kanunu md. 2'ye göre müteselsil sorumlu olduğundan, sahada çalışan kişi sayısının taşeronun SGK bildirimleriyle uyumlu olması da önemlidir. Günlük rapordaki sayı ile taşerondan her ay istenen prim-hizmet belgesi arasında büyük fark görürseniz bunu hakediş ödemesinden önce sorun.
İyi bir günlük rapor kaydı nasıl yazılır?
İyi bir kayıt beş soruyu cevaplar: kim, ne, nerede, ne kadar ve neden. "İş devam etti" gibi bir cümle altı ay sonra hiçbir şeyi ispatlamaz; konum, miktar ve kişi sayısı olan bir cümle ise hakediş ve süre tartışmasında doğrudan kullanılır.
| Zayıf kayıt | Kullanışlı kayıt |
|---|---|
| Seramik devam etti. | B Blok zemin kat Z-03 BANYO: seramik zemin 11,47 m²'nin tamamı döşendi, derz yarın. Seramik ekibi 3 kişi. |
| Beton geldi. | C30 hazır beton 24 m³ (3 araç), irsaliye numaraları ekte. 2. kat döşeme A–C aksları döküldü; numune alındı. |
| Yağmur yüzünden iş durdu. | 11.00–14.30 yağmur. Çatı membran işi durduruldu; Yıldız Yalıtım 4 kişi 3,5 saat bekledi. İşverene saat 15.10'da e-postayla bildirildi. |
| Mimarla görüşüldü. | Mimar Z-02 MUTFAK tezgâh yüksekliğini sözlü olarak değiştirdi. Yazılı revizyon istendi; o gelene kadar mevcut paftayla devam ediliyor. |
| Kaza olmadı. | Kaza yok. 3. kat merdiven boşluğunda korkuluk eksik görüldü, 10.20'de kapatıldı, fotoğrafı ekte; ekibe uyarı yapıldı. |
Dil konusunda üç kural işe yarar. Olanı yazın, yorumu ayırın: "taşeron geç geldi" yerine "ekip 09.40'ta sahaya girdi". Birimleri her zaman yazın: m², m³, adet, saat. Suçlama yerine sonuç yazın: kimin hatası olduğunu değil, neyin kaç saat durduğunu ve kime bildirildiğini kaydedin; kusur tartışması sonradan bu olgular üzerinden yapılır. Sözlü talimatı aynı gün yazıya geçirmek ayrıca önemlidir. Revizyon taleplerini kayıt altına almanın düzenli yolu için revizyon yönetimi rehberine bakabilirsiniz.
Günlük rapor adım adım nasıl tutulur?
Günlük raporu gün sonunda hafızadan yazmak yerine gün içinde parça parça toplamak hem daha doğru hem daha hızlıdır. Uygulanabilir bir düzen şöyledir:
- Sabah: hava durumunu ve taşeron bazında sahaya gelen kişi sayısını yazın.
- Malzeme geldiğinde: irsaliyenin fotoğrafını çekin, miktarı ve teslim yerini not edin.
- İmalat ilerledikçe: konumlu fotoğraf çekin; gömülecek imalatı kapanmadan kaydedin.
- Olay anında: İSG olayını, duruşu veya sözlü talimatı saatiyle o an yazın.
- Gün sonu: 10 dakikada başlıkları tamamlayın, eksik kalan miktarları ekleyin.
- Resmi kayıt: şantiye şefi aynı gün Şantiye-M'deki elektronik şantiye defterini işler.
- Haftalık: günlük raporlardan işverene veya proje müdürüne kısa bir haftalık özet çıkarın.
Fotoğraf kanıtı nasıl tutulmalı?
Fotoğraf ancak neyi, nerede ve ne zaman gösterdiği belliyse kanıttır. Galeride tarihsiz ve konumsuz duran yüz fotoğraf, açıklamalı on fotoğraftan daha az işe yarar.
- Konumu yazın: blok, kat, mahal kodu veya aks; mümkünse paftadaki yeri.
- Ölçek koyun: donatı aralığı, kaplama kalınlığı gibi ölçülerde metre veya cetvel kadraja girsin.
- Önce ve sonra çekin: kusur giderme ve onarımda aynı açıdan iki fotoğraf.
- Gömülecek imalatı kapanmadan çekin: donatı, tesisat, yalıtım, temel altı. Bunlar ataşman ve hakediş için gerekir; ayrıntısı hakediş rehberinde.
- Orijinal dosyayı saklayın: mesajlaşma uygulamaları fotoğrafı sıkıştırabilir ve çekim bilgilerini silebilir.
- Dosyaları düzenli adlandırın: tarih, blok, kat ve mahal kodu içeren bir ad (örneğin 2026-11-13_B_Z_Z-03) aylar sonra aradığınız fotoğrafı saniyeler içinde bulmanızı sağlar.
- Fotoğrafı kayda bağlayın: fotoğraf, ilgili olduğu imalat, kusur veya gecikme kaydının yanında dursun; ayrı bir klasörde kalan fotoğraf bağlamını kaybeder.
Gecikme ve hava kayıtları neden bu kadar önemli?
Çünkü süre ve ceza tartışması tarihlerle kazanılır. Kamu işlerinde YİGŞ md. 29'a göre cezalı çalışma süresinde havanın fen bakımından çalışmaya uygun olmadığı günler ve resmi tatiller için de gecikme cezası uygulanır. Yani kötü hava günleri cezadan kendiliğinden düşmez; süre uzatımı ancak şartnamedeki koşullar oluşursa ve olayı izleyen 20 gün içinde yazılı bildirim yapılırsa gündeme gelir. Bu bildirimin dayanağı gün gün tutulmuş kayıtlardır. Özel sektör sözleşmelerinde de süre uzatımı genellikle yazılı bildirime ve belgeye bağlanır.
Gecikmeyi yazarken nedeni, başlangıç ve bitiş saatini, etkilenen iş kalemini ve ekibi, kime ne zaman bildirildiğini birlikte yazın. "Malzeme gelmedi" yerine "Kollektör seti 8 adet, tedarikçinin teslim tarihi 10.11.2026, gelmedi; Akdeniz Tesisat banyo tesisatına geçemedi, ekip 4 kişi tavan askısına kaydırıldı" yazın. İş programına etkisini görmek için iş programı ve kritik yol rehberi yararlı olur.
Günlük rapor kontrol listesi
Raporu kapatmadan önce şunları kontrol edin:
- Tarih, çalışma saatleri ve hava durumu yazıldı.
- Her taşeronun kişi sayısı ayrı yazıldı.
- Her imalat kaydında konum ve miktar var.
- Gelen malzemenin irsaliye fotoğrafı eklendi.
- Ziyaretçi ve denetimlerin isteği yazıldı.
- İSG olayları, ramak kala dahil, saatle kayıtlı.
- Sözlü talimatlar yazıya geçirildi ve yazılı teyit istendi.
- Gecikmenin nedeni, süresi ve kime bildirildiği yazıldı.
- Gömülecek imalatın fotoğrafı kapanmadan çekildi.
- Şantiye-M'deki elektronik şantiye defteri aynı gün işlendi.
Santix'te nasıl yapılır
Santix resmi şantiye defterini üretmez ve Şantiye-M'e veri göndermez; o kaydı şantiye şefi Bakanlığın uygulamasında tutar. Santix gün içindeki kanıtı toplamanıza yardım eder: paftaya pin bırakıp fotoğraf, ses kaydı veya video eklersiniz; pin türünü (Gözlem, Güvenlik, Eksik / kusur, Görev, Bilgi talebi, Revize talebi), sorumluyu ve termini seçersiniz. Her kayıt pafta, mahal, tarih ve kişiyle birlikte saklanır; taşeron yalnızca kendisine atanan pinleri görür. Bağlantı yokken de kayıt alır, bağlantı gelince eşitler. Gün sonunda günlük raporu yazarken bu kayıtları tek listede görürsünüz. Ayrıntılar için pafta üzerinde not ve pin sayfasına bakın.
Kaynaklar
Sık sorulan sorular
Şantiye günlük raporu ile şantiye defteri aynı şey mi?
Hayır. Elektronik şantiye defteri, şantiye şefinin Şantiye Şefleri Hakkında Yönetmelik gereği 1 Ocak 2026'dan beri Şantiye-M uygulamasında tuttuğu resmi kayıttır. Günlük rapor ise firmanın iç belgesidir; ayrıntılı olabilir ama resmi kayıtla çelişmemelidir.
Şantiye-M nedir?
Şantiye-M, Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığının müteahhitlik, şantiye şefliği ve yetki belgeli yapı ustaları bilişim sistemidir. Eski adı e-Şantiye'dir. Şantiye şefleri faaliyetleri sistemin mobil uygulamasıyla elektronik şantiye defterine işler.
Günlük raporda mutlaka neler olmalı?
Tarih ve hava durumu, taşeron bazında kişi sayısı, ekipman, konum ve miktarıyla yapılan imalat, malzeme girişleri, ziyaretçiler, İSG olayları, talimatlar, gecikmeler ve konumu belli fotoğraflar.
Günlük rapor süre uzatımında delil olur mu?
Destekleyici delil olur, ama tek başına yetmez. Kamu işlerinde süre uzatımı için olayı izleyen 20 gün içinde idareye yazılı bildirim gerekir (YİGŞ md. 29). Günlük rapor bu bildirimin dayanağını oluşturur.