Şantiye evrak takibi: belge süresi dolmadan hatırlatma

Santix'te hangi şantiye evrakları takip edilir?

Santix'in "Evrak" bölümü, şantiyede denetimde sorulan ve süresi dolan resmi belgeler için tasarlanmıştır. Uygulamada 23 evrak türü tanımlıdır; bazılarının yasal geçerlilik süresi bellidir ve Santix düzenleme tarihinden bitiş tarihini önerir. Öneri ekranda "Yasal süre 6 ay: 15 Mar 2027" gibi yazar; "Uygula" derseniz bitiş tarihine yazılır.

Önerilen süre genel kuraldır; belgenin üzerinde başka bir tarih yazıyorsa o tarih esastır. Yapı ruhsatında ayrıca inşaata ruhsat tarihinden itibaren iki yıl içinde başlanması gerekir; bu tarihi takip etmek isterseniz ayrı bir kayıt açabilirsiniz. Hangi belgenin ne zaman gerektiğini ve kimden alındığını şantiye evrak takibi rehberinde liste hâlinde topladık.

Evrak Santix'e adım adım nasıl eklenir?

Bir evrakı eklemenin üç yolu vardır: kamerayla taramak ("Belge tara"), telefondaki bir fotoğrafı seçmek ("Fotoğraflardan seç") ya da PDF veya görsel dosya seçmek ("Dosya seç"). Dosya en fazla 50 MB olabilir.

1. "Evrak" bölümünde "Evrak ekle"ye dokunun ve belgeyi tarayın; örneğin "Anadolu Muayene A.Ş." tarafından düzenlenmiş bir iskele periyodik kontrol raporu.
2. Bağlantı varsa Santix görseldeki metni okur ve formu ön doldurur: evrak türü, evrak adı, belge no, düzenleyen kurum, düzenleme tarihi ve bitiş tarihi. Ekranda "Bilgiler belgeden okundu" yazar.
3. Santix'in okumakta zorlandığı alanlar "Evrakı kontrol edin" başlığı altında ayrıca işaretlenir. Bu alanları belgeyle karşılaştırın; özellikle tarihleri.
4. Belgede bitiş tarihi yazmıyorsa ve türün yasal süresi varsa, bitiş tarihi düzenleme tarihinden önerilir ve kontrol edilecek alanlara eklenir.
5. Gerekirse belgeyi bir firmaya ve bir sözleşmeye bağlayın, not ekleyin (ör. "Asıl nüsha şantiye ofisinde, mavi klasör"). Hatırlatma günlerini değiştirin ya da varsayılanı bırakın.
6. "Kaydet" deyin. Hatırlatmalar bitiş tarihinden itibaren kendiliğinden kurulur.

Okuma yapılamadığında ekran bunu açıkça yazar ve bilgileri sizin girmenizi ister: PDF dosyalarından otomatik okuma yapılmaz; çevrimdışıyken "belge otomatik okunamadı" uyarısıyla form boş açılır ve dosya bağlantı gelince yüklenir. "Bilgileri elle gir" ile taramayı hiç kullanmadan da ekleyebilirsiniz.

Kamerayla taranan belgede neler okunur, nasıl doğrulanır?

Santix tarama sonucunu bir öneri olarak gösterir; hiçbir şey siz kaydetmeden yazılmaz. Okunan alanlar ve kuralları şunlardır:

Bitiş tarihi düzenleme tarihinden önceyse, okunan tarih geçersizse ya da tarih yasal süreden önerildiyse alan kontrol edilecekler listesine girer. Okuma işi OpenAI ile Santix'in kendi sunucu katmanı üzerinden yapılır; verinin saklanmaması istenir ve kullanıcı kimliği gönderilmez. Ayrıntısı yapay zekâ yardımcıları ve güvenlik ve KVKK sayfalarında.

Belge süresi hatırlatma nasıl çalışır?

Santix her belgenin bitiş tarihinden 30, 14, 7 ve 1 gün önce, saat 09.00'da (Türkiye saati) şantiye şefi, proje müdürü ve patrona anlık bildirim gönderir. Gün sayılarını belge bazında değiştirebilirsiniz: "Hatırlatma (bitişten kaç gün önce)" alanına virgülle ayrılmış 0 ile 365 arasında günler yazılır; 0, bitiş günü hatırlatmasıdır. Bitiş tarihini veya günleri değiştirdiğinizde henüz gönderilmemiş hatırlatmalar yeniden kurulur.

Örnek: 15 Eylül 2026'da düzenlenen iskele periyodik kontrol raporunun yasal süresi 6 aydır, bitiş tarihi 15 Mart 2027 olarak önerilir. Hatırlatmalar 13 Şubat, 1 Mart, 8 Mart ve 14 Mart 2027 sabahı gelir. Bildirim metni örneğin "İskele periyodik kontrol raporu: süresi 7 gün sonra doluyor" şeklindedir.

Listedeki her belgenin yanında durumunu anlatan bir etiket bulunur:

Liste dört bölüme ayrılır: "Süresi dolan", "Yaklaşan", "Geçerli" ve "Süresiz". Tarihli bölümler en yakın bitişten başlayarak sıralanır. Arama kutusu ad, belge no ve kurumda arar; tür çipleriyle listeyi tek türe indirirsiniz. 30/14/7/1 sıralaması bilinçli bir seçimdir: 30 gün yeni muayene randevusu veya teklif almaya, 14 gün evrakı hazırlamaya, 7 gün takip etmeye yeter; 1 gün önceki bildirim son uyarıdır.

Bir evrak kaydında hangi bilgiler durur?

Evrak detay ekranı, denetçinin soracağı her şeyi tek yerde gösterir ve taranmış dosyayı "Aç" veya "Paylaş" ile hemen açar.

Tür ve ad

Ör. "İskele periyodik kontrol raporu", "Kule vinç periyodik kontrol raporu"

Belge no, düzenleyen

Ör. "PK-2026-0417", "Kadıköy Belediyesi"

Düzenleme ve bitiş

Etiketle birlikte: "Yaklaşıyor · 12 gün sonra"

Firma ve sözleşme

İsteğe bağlı; taşeron belgelerinde firma seçilir

Hatırlatmalar

Gün listesi ve kurulmuş hatırlatmalar

Dosya

PDF veya görsel; yenisi seçilirse eskisinin yerine geçer

Not

Asıl nüshanın yeri gibi serbest bilgi

Fatura ve irsaliyeyi de evrak türü olarak saklayabilirsiniz; bu kayıtlar süresiz olarak listede durur ve bütçe ödemelerine otomatik bağlanmaz.

Taşeronun belgeleri de takip edilir mi?

Evet. Taşeron firmanın İSG eğitim kayıtları, sağlık raporları veya sigorta poliçesi şantiyenin evrak listesine, ilgili firma seçilerek eklenir ve süreleriyle takip edilir. Firmasıyla eşleşerek davet edilen taşeron yalnızca kendi firmasına bağlı belgeleri görür; başka firmaların evrakını göremez.

Hatırlatmalar evrakı yöneten şantiye şefi, proje müdürü ve patrona gider; taşerona bildirim gönderilmez. Taşeronun Santix'te neyi gördüğünü taşeron rolü sayfasında ayrıntılı anlattık.

Denetim günü evrak nasıl hazırlanır?

Santix'te denetimden önce evrak listesini bölümlere göre okumak yeterlidir: "Süresi dolan" bölümü boşsa listede kırmızı bir satır yoktur. Bu kontrol, klasörü sayfa sayfa çevirmek yerine bir ekrana bakmaktır.

1. "Evrak" listesini açın ve önce "Süresi dolan" bölümüne bakın.
2. "Yaklaşan" bölümünde "Acil" etiketli, yani 7 günden az kalmış belgeler için yenileme durumunu sorumlusuna sorun.
3. Periyodik kontrol raporlarında vinç, iskele ve elektrik/topraklama raporlarının üçünün de geçerli olduğunu kontrol edin; tür çipleriyle her birini ayrı süzebilirsiniz.
4. Taşeron firmaların İSG eğitim kayıtlarını firma bazında kontrol edin.
5. Denetçi bir belgeyi istediğinde arama kutusuna adını veya numarasını yazıp taranmış kopyayı uygulamadan açın.

Evrak listesi cihaza indirildiği için şantiyede bağlantı zayıfken de açılır; ayrıntısı çevrimdışı saha uygulaması sayfasında.

Santix evrak modülü neyi yapmaz?

• Belgeleri resmi kurumlardan (e-Devlet, belediye, SGK) kendisi çekmez veya yenilemez; yenilemeyi siz yaparsınız, Santix tarihini hatırlatır.
• Elektronik şantiye defterinin (Şantiye-M) yerine geçmez; şantiye defterini yalnızca bir evrak türü olarak saklayabilirsiniz.
• PDF dosyalarından otomatik okuma yapmaz; PDF eklediğinizde bilgileri belgeye bakarak girersiniz.
• Yasal süreyi sizin projenize göre yorumlamaz; önerdiği süre genel kuraldır, belgedeki tarih esastır.

Klasör ve Excel ile evrak takibinden farkı ne?

Klasörde duran bir belgenin süresi, biri klasörü açana kadar fark edilmez; Excel listesinde ise tarih yazılıdır ama kimseye haber vermez. Santix'te bitiş tarihi bildirime bağlıdır ve belgenin taranmış kopyası telefonda yanınızdadır.

Sözleşmedeki teminat mektubu ve sigorta bitiş tarihleri ayrıca sözleşme şablonları modülünde hatırlatılır. Şantiye şefinin günlük işinde evrakın yerini şantiye şefi rolü sayfasında görebilirsiniz.