Teklif karşılaştırma tablosu: satın almadan sözleşmeye tek akış

Satın alma Santix'te nasıl yürür?

Santix'te satın alma bir talep ile başlar ve bir kararla biter. Talep kalemleri karşılaştırma tablosunun satırlarını, gelen teklifler sütunlarını oluşturur. Talebin durumu her adımda listede görünür: "Taslak", "Teklif toplanıyor", "Karşılaştırılıyor", "Pazarlıkta", "Karar verildi" veya "İptal".

1. Saha mühendisi veya şantiye şefi "Satın alma" bölümünde "Talep aç" der. Başlık (ör. "B Blok mekanik tesisat"), iş paketi, kapsam (ör. "Malzeme dahil, iskele ve nakliye yüklenicide."), ihtiyaç tarihi ve isterse keşif bedeli girilir.
2. Kalemler eklenir: tanım, birim, miktar ve isteğe bağlı keşif birim fiyatı. Örneğin "PPR-C boru Ø25, montaj dahil" 120 m, "Kollektör seti" 8 adet. Keşif listesi hazırsa "Excel'den kalem al" ile sütunları eşleyip toplu alırsınız.
3. Talep "Teklif toplanıyor" durumuna alınır. Teklifleri firmalardan telefon, e-posta veya WhatsApp ile siz istersiniz; Santix firmalara kendisi teklif isteği göndermez.
4. Gelen her teklif "Teklif ekle" ile girilir: kalem bazında birim fiyatlar ya da yalnızca toplam tutar, ardından koşullar.
5. "Karşılaştırma" ekranında tablo dolar; her satırdaki en iyi değer işaretlenir, ağırlıklı puan ve sıra hesaplanır.
6. Gerekirse bir firmayla "Pazarlık" açılır; yeni fiyatlar teklifin yeni revizyonu olarak girilir.
7. "Teklifi seç" ile karar verilir. Diğer teklifler "Seçilmedi" olur; bütçeye işleme ve "Sözleşme hazırla" adımı açılır.

Bir teklifte hangi bilgiler girilir?

Santix'te teklif formu, karşılaştırmada kullanılacak her bilgiyi ayrı alan olarak ister. En ucuz teklifin büyük avans istemesi veya iskeleyi hariç tutması gibi farklar, ancak ayrı alanlarda durursa yan yana görülür.

Bir kaleme fiyat verilmemişse tablo bunu "Fiyat yok" olarak gösterir ve özet satırlarında "Fiyatsız kalem" sayısı çıkar. Böylece eksik fiyatlı ve bu yüzden ucuz görünen teklif, ilk bakışta fark edilir.

Karşılaştırma tablosunda hangi satırlar var?

Santix'in karşılaştırma tablosu önce her talep kalemi için bir satır, sonra özet satırları gösterir. Kalem satırında birim fiyat, miktarla çarpılmış tutar ve keşif birim fiyatına göre sapma yüzdesi birlikte yazar.

En iyi değer, en az iki teklif o satırda değer verdiğinde işaretlenir ve TL karşılığıyla bulunur; bu sayede euro ile verilmiş bir teklif TL tekliflerle adil biçimde karşılaştırılır. Keşif bedelini talepte boş bıraktıysanız keşif, kalemlerin keşif birim fiyatlarından hesaplanır. iPad'de firmalar yan yana sütunlardır; iPhone'da "Tablo" ile "Firma kartları" arasında geçersiniz. Çok teklif varsa "Firmaları seç" ile tabloda gösterilecekleri daraltırsınız.

Ağırlıklı puan nasıl hesaplanır?

Santix her teklife beş ölçütten 0–100 arası bir puan verir ve bunları ağırlıklarla ortalar. Fiyat, süre ve ödeme vadesi otomatik normalize edilir; kalite ve referans puanını siz girersiniz.

Ağırlıkları "Puan ağırlıkları" ekranından talep bazında değiştirebilirsiniz; "Varsayılan" düğmesi 60/15/10/10/5'e döndürür. Örneğin hazır betonda fiyat ağır basar; doğrama veya asansör gibi uzun garantili işlerde kalite ve referansın payını artırmak isteyebilirsiniz.

Örnek: üç alçıpan teklifi nasıl puanlanır?

Ataşehir Blok B'de "B Blok alçıpan asma tavan" talebi için keşif bedeli 1.100.000 ₺ olsun. Üç firmadan teklif gelmiştir; firma adları örnektir.

Varsayılan ağırlıklarla en pahalı teklif olan C birinci çıkar: daha kısa süre, daha uzun vade ve yüksek kalite puanı fiyat farkını kapatır. Aynı teklifleri fiyata 80, kaliteye 10, süreye 5, vadeye 5, referansa 0 ağırlıkla puanladığınızda sıralama B (91,0), A (87,0), C (86,8) olur. Puan kararı vermez, kararı gerekçelendirir: hangi ağırlıkla hangi teklifi seçtiğinizi patrona tek tabloyla açıklarsınız. Kalite ve referans puanı sizin girdiğiniz değerler olduğu için, bu puanları ekipte kimin ve hangi ölçüye göre verdiğini baştan konuşmanızı öneririz.

Teklif tablosunu kâğıt üzerinde ve ihale mantığıyla nasıl kuracağınızı teklif karşılaştırma tablosu rehberinde adım adım anlattık.

Pazarlık ve revize teklif nasıl tutulur?

Bir firmayla pazarlık ettiğinizde teklifin üzerine yazmazsınız. Teklif ekranında "Pazarlık" dediğinizde Santix "teklifin yeni revizyonu açılır; mevcut fiyatlar kopyalanır, eski revizyon saklanır" uyarısıyla yeni bir revizyon açar. Yeni fiyatları girersiniz; karşılaştırma tablosu her firmanın son revizyonunu kullanır, eskisi "Revize edildi" durumuyla geçmişte kalır.

Böylece "ilk teklif neydi, ne kadar indirdik" sorusunun cevabı kayıtlıdır. Teklif durumları şunlardır: "Alındı", "Pazarlıkta", "Revize edildi", "Seçildi" ve "Seçilmedi".

"Öneri" düğmesi ne yapar?

Karşılaştırma ekranındaki "Öneri iste" düğmesi, tablodaki teklifleri (toplam, süre, vade, puan, dahil ve hariç olanlar, notlar) yapay zekâya özetletir. Cevap üç bölümdür: önerilen firma ve gerekçesi (3–5 cümle), somut riskler (en çok 6 madde) ve pazarlık maddeleri (en çok 6 madde). Örneğin diğerlerinden %20'den fazla düşük bir fiyat için eksik kapsam riski, hariç tutulan iskele veya nakliye, kısa vadenin nakit akışına yükü gibi.

Öneri bağlantı ister ve yalnızca bir yorumdur; puanları Santix zaten hesaplamıştır, karar sizindir. Öneri metni verilmeyen bilgiyi uydurmamak üzere sınırlandırılmıştır, yine de her cümleyi tabloyla karşılaştırarak okuyun. Santix'te yapay zekânın nerede ve nasıl kullanıldığını yapay zekâ yardımcıları sayfasında topladık.

Karar verildikten sonra ne olur?

"Teklifi seç" dediğinizde Santix teklifin tutarını göstererek onay ister ve diğer teklifleri "Seçilmedi" olarak işaretler. Ardından "Karar verildi" ekranı açılır.

1. Bütçe: "Yeni kalem" seçerseniz bütçede bu talep için yeni bir kalem açılır ve tutar planlanan tutar olur; "Mevcut kalem" seçerseniz seçtiğiniz kalemin planlanan tutarı ve firması teklifle güncellenir; "İşleme" seçerseniz bütçeye dokunulmaz.
2. Kategori: kalem iş paketinin adıyla önerilir, değiştirebilirsiniz.
3. "Sözleşme hazırla" ile, seçilen firma ve iş paketiyle sözleşme sihirbazına geçersiniz; bedel ve koşulları yeniden yazmanız gerekmez.

Bütçe tarafı hakediş ve bütçe, sözleşme tarafı sözleşme şablonları sayfasında anlatılıyor.

Firma kayıtlarında neler tutulur?

"Firmalar" listesi kuruluşunuzun tedarikçi ve taşeron rehberidir; her projede aynı firma kaydı kullanılır. Teklif, sözleşme, bütçe kalemi ve evrak bu kayda bağlanır.

Firma eklemeyi şantiye şefi veya proje müdürü yapar. Taşeron firmanın bir çalışanını Santix'e davet ederken firmayla eşleştirirseniz, o kişi kendi firmasının teklifini, sözleşmesini ve evrakını görebilir.

Kim neyi görür?

Teklif fiyatları hassas bilgidir; Santix'te yalnızca açık yetkiyle görünür. Kısıtlamalar veritabanı seviyesinde uygulanır.

Tüm rollerin yetkileri roller ve yetkiler sayfasında; taşeronun uygulamada ne gördüğü taşeron rolü sayfasında.

Santix satın almada neyi yapmaz?

• Firmalara teklif isteği göndermez, firmalar da Santix'e kendileri teklif yüklemez; teklifleri ekibiniz girer.
• Web'den piyasa fiyatı araştırması henüz kullanıma açık değildir. Fiyat fikri için kendi keşif birim fiyatlarınızı ve gelen teklifleri kullanırsınız.
• Sipariş, irsaliye ve stok takibi yoktur; satın alma kararla ve bütçeye işlemeyle biter.
• Kamu ihale mevzuatındaki ihale usullerini (açık ihale, EKAP süreçleri) yürütmez; özel sektör teklif toplama ve karşılaştırma içindir.

Excel mukayese tablosu ve WhatsApp teklifleriyle farkı ne?

Teklifler WhatsApp'tan fotoğraf, e-postadan PDF olarak gelir ve biri bunları Excel'e elle yazar; yazım hatası, eski teklif veya unutulan avans şartı tabloya girmez. Santix'te teklif talep kalemine bağlı girilir, pazarlıktan sonraki fiyat yeni revizyon olarak eskisinin yerini alır, dövizli teklif TL karşılığıyla karşılaştırılır ve seçilen teklif bütçe ile sözleşmeye aynı rakamlarla taşınır.