Teklif karşılaştırma tablosu nedir, neden gerekir?
Teklif karşılaştırma tablosu (mukayese tablosu), bir iş paketi için farklı firmalardan alınan teklifleri aynı satırlarda yan yana gösteren ve seçimin gerekçesini kayda geçiren belgedir. Kamu ihalelerinde değerlendirme 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili yönetmeliklerle yapılır; özel sektörde ise usulü firma kendisi belirler. İkisinde de amaç aynıdır: en düşük toplamı değil, işi istenen sürede ve kalitede yapacak en uygun teklifi bulmak ve bunu sonradan açıklayabilmek.
Tablo olmadan verilen kararın üç zayıf noktası vardır: teklifler farklı kapsamlara göre verildiği için toplamlar karşılaştırılamaz, eksik kalem bırakan firma ucuz görünür ve altı ay sonra "neden bu firmayı seçtik" sorusunun yazılı cevabı yoktur.
Teklifler aynı keşif üzerinden nasıl toplanır?
Karşılaştırmanın kalitesi, teklif istemeden önce yaptığınız işle belirlenir. Her firmaya aynı kalem listesini, aynı miktarları ve aynı koşulları gönderin; fiyatı firma doldursun.
- Kalem listesini hazırlayın. Her satırda tanım, birim ve miktar olsun; örnek: "PPR-C boru Ø25", m, 120. Miktarlar keşif metrajından gelir; nasıl çıkarıldığını metraj rehberinde anlattık.
- Keşif birim fiyatını kendiniz için yazın. Firmalara göndermeyin; tablodaki sapma sütunu bununla hesaplanır.
- Koşulları sabitleyin. Malzemeyi kim alıyor, nakliye ve iskele dahil mi, KDV hariç mi, para birimi ne, hakediş dönemi ve ödeme vadesi ne. Bu bilgiler teklif mektubunda değil, sizin isteğinizde yazmalı.
- Teklifte istenecekleri sayın. Kalem bazında birim fiyat, toplam, iş süresi (gün), ödeme vadesi, avans talebi, teminat kesintisi kabulü, teklif geçerlilik tarihi, malzeme markası, dahil olmayan işler.
- Son tarih verin ve en az üç teklif toplayın. İki teklifle yapılan karşılaştırmada fiyatın piyasaya göre nerede durduğunu görmek zordur.
- Ağırlıkları teklifler gelmeden belirleyin. Fiyatları gördükten sonra ağırlık değiştirmek, tablonun tarafsızlığını ortadan kaldırır.
Teklif isteme yazısında neler olmalı?
Teklif isteme yazısı kısa olabilir ama aşağıdaki başlıkların hiçbiri eksik olmamalıdır. Eksik kalan her başlık, teklifler geldiğinde firmalar arasında farklı varsayımlar olarak geri döner.
| Başlık | Örnek |
|---|---|
| İşin tanımı ve yeri | B blok 1–7. katlar daire içi sıhhi tesisat |
| Ekler | Kalem listesi (miktarlı, fiyat sütunu boş), ilgili paftalar ve sürümleri, teknik şartname |
| Malzeme temini | Malzeme ve işçilik firmadan; vitrifiye işverenden |
| Dahil sayılanlar | Nakliye, yatay ve düşey taşıma, sarf malzemesi, test ve basınç deneyi |
| Fiyat esası | KDV hariç, TL, birim fiyatlı; fiyat farkı verilmez |
| Ödeme | 30 günlük hakediş, onaydan sonra 15 gün içinde ödeme, %5 teminat kesintisi |
| Süre | İşe başlama tarihi ve teklifte istenen süre (gün) |
| Teklif geçerliliği | En az 30 gün |
| Son teslim ve iletişim | Tarih, saat ve tekliflerin gönderileceği tek adres |
Soruları da tek kanaldan toplayın ve cevabı bütün firmalara aynı anda gönderin. Bir firmaya telefonda verilen ek bilgi, diğerlerinin teklifini karşılaştırılamaz hale getirir. Yer görmek isteyen firmalar için tek bir şantiye gezisi günü belirlemek de aynı amaca hizmet eder.
Birim fiyat ve toplam nasıl kontrol edilir?
Teklif mektubundaki toplamı doğrudan tabloya yazmayın. Toplamı, sizin miktarlarınız ile firmanın birim fiyatlarından yeniden hesaplayın. Bu iki hatayı yakalar: firmanın miktarı kendi kafasına göre değiştirmesi ve çarpım ya da toplama hatası.
- Fiyatı olmayan kalem. Boş bırakılan bir satır, toplamı düşürür. Eksik kalemi olan teklif, firmadan fiyat gelene kadar karşılaştırmaya "eksik" notuyla girmelidir.
- Keşiften büyük sapma. Bir kalemde keşfe göre %30 düşük fiyat ya kapsam farkına ya da yanlış anlaşılmaya işaret eder. Kamu ihalelerinde aşırı düşük teklifler için ayrı bir sorgulama usulü vardır; özel sektörde de aynı soruyu yazılı sorun.
- Farklı para birimi. USD veya EUR teklif, aynı günün kuruyla TL'ye çevrilerek karşılaştırılır; hangi tarihin kurunu kullandığınızı tabloya yazın.
- Dahil olmayanlar. "İskele hariç", "nakliye hariç" gibi notlar toplamı değiştirmez ama işin maliyetini değiştirir. Her teklif için bu notları ayrı satırda gösterin.
Ağırlıklı puan nasıl hesaplanır?
Ağırlıklı puanda her kriter 0 ile 100 arasında puanlanır, sonra ağırlıklarla çarpılıp toplanır. Santix'in varsayılan ağırlıkları şunlardır; işin niteliğine göre değiştirebilirsiniz:
| Kriter | Varsayılan ağırlık | Puan nasıl bulunur |
|---|---|---|
| Fiyat | %60 | En düşük toplam ÷ teklifin toplamı × 100 |
| Süre | %10 | En kısa süre ÷ teklifin süresi × 100 |
| Ödeme koşulu | %10 | Teklifin vadesi ÷ en uzun vade × 100 |
| Malzeme kalitesi | %15 | Sizin verdiğiniz puan, 0–100 |
| Referans | %5 | Sizin verdiğiniz puan, 0–100 |
Fiyat, süre ve vade puanları oranla bulunduğu için en iyi değer 100 alır, diğerleri ona göre küçülür. Kalite ve referans puanları ise değerlendirmeye dayanır; bunları kim, hangi bilgiye bakarak verdiyse tabloya not edin. Ağırlıkların toplamının 100 olması gerekmez, Santix toplamı oranlar; ama okunabilirlik için 100'e tamamlamak iyi bir alışkanlıktır.
Üç teklifli sayısal örnek
Aşağıdaki örnek, bir konut bloğunun mekanik tesisat paketinden üç kalemlik, uydurma rakamlarla hazırlanmış bir çalışmadır. Firmalar A, B ve C olarak adlandırıldı. Keşif: PPR-C boru Ø25 120 m × 85 ₺, kollektör seti 8 adet × 4.250 ₺, küresel vana 40 adet × 310 ₺; keşif toplamı 56.600 ₺.
| Kalem | Keşif | Firma A | Firma B (ilk teklif) | Firma B (revize) | Firma C |
|---|---|---|---|---|---|
| PPR-C boru Ø25, 120 m | 10.200 ₺ | 9.600 ₺ | 9.360 ₺ | 9.360 ₺ | 10.800 ₺ |
| Kollektör seti, 8 adet | 34.000 ₺ | 35.200 ₺ | 31.200 ₺ | 31.200 ₺ | 32.800 ₺ |
| Küresel vana, 40 adet | 12.400 ₺ | 12.000 ₺ | Fiyat yok | 13.600 ₺ | 11.600 ₺ |
| Toplam | 56.600 ₺ | 56.800 ₺ | 40.560 ₺ | 54.160 ₺ | 55.200 ₺ |
| Keşfe göre sapma | – | +%0,4 | −%28,3 | −%4,3 | −%2,5 |
Firma B'nin ilk teklifi %28 ucuz görünüyor, çünkü vana kalemine fiyat vermemiş. Bu teklifle karar verilseydi vanalar sonradan ek iş olarak gelecekti. Eksik kalem sorulduktan sonra gelen revize teklif 54.160 ₺'dir ve karşılaştırmaya bu revizyon girer. Diğer koşullar ve puanlar:
| Kriter | Firma A | Firma B | Firma C |
|---|---|---|---|
| İş süresi | 30 gün | 45 gün | 35 gün |
| Ödeme vadesi | 30 gün | 60 gün | 45 gün |
| Fiyat puanı (×%60) | 95,4 | 100 | 98,1 |
| Süre puanı (×%10) | 100 | 66,7 | 85,7 |
| Vade puanı (×%10) | 50 | 100 | 75 |
| Kalite puanı (×%15) | 80 | 70 | 90 |
| Referans puanı (×%5) | 90 | 60 | 80 |
| Ağırlıklı toplam | 88,7 | 90,2 | 92,4 |
| Sıra | 3 | 2 | 1 |
Hesabın bir satırı: Firma C'nin fiyat puanı 54.160 ÷ 55.200 × 100 = 98,1; toplamı (98,1 × 60 + 85,7 × 10 + 75 × 10 + 90 × 15 + 80 × 5) ÷ 100 = 92,4. Firma C, en ucuz tekliften 1.040 ₺ (%1,9) pahalı olduğu halde daha kısa süre ve daha yüksek kalite puanıyla birinci çıkıyor. Ağırlıkları yalnızca fiyata verseydiniz sıralama B, C, A olurdu. Bu yüzden ağırlıklar, teklifler açılmadan önce kararlaştırılmalıdır.
Karardan sonra ne yapılır?
- Pazarlık. Önde çıkan bir iki firmayla pazarlık yapın; gelen her yeni fiyatı yeni bir revizyon olarak kaydedin, eskisinin üzerine yazmayın.
- Kararı ve gerekçeyi yazın. "Firma C seçildi: fiyat farkı %1,9, süre 10 gün kısa, marka şartnameye uygun" gibi iki satırlık bir gerekçe yeterlidir.
- Seçilmeyen firmalara bildirin. Gelecekteki ihalelerde aynı firmalardan teklif isteyeceksiniz.
- Bütçeye işleyin. Seçilen tutar, ilgili bütçe kaleminin planlanan tutarı olur; böylece taahhüt ile keşif arasındaki fark görünür.
- Sözleşmeye geçin. Teklifteki süre, vade, avans ve teminat sözleşmeye aynen taşınmalıdır; kontrol edilecek maddeler taşeron sözleşmesi kontrol listesinde.
Teklif karşılaştırmada en sık yapılan hatalar nelerdir?
- Firmalara farklı kalem listesi veya farklı miktar göndermek.
- Teklif mektubundaki toplamı kontrol etmeden tabloya yazmak.
- Fiyatı olmayan kalemi sıfır kabul edip en ucuz teklifi seçmek.
- "Hariç" notlarını toplam satırında görmezden gelmek.
- Ağırlıkları fiyatları gördükten sonra belirlemek.
- Pazarlıkta gelen yeni fiyatı eskisinin üzerine yazıp ilk teklifi kaybetmek.
- Teklifin geçerlilik tarihini kaçırmak ve fiyatı yeniden açmak zorunda kalmak.
Teklif karşılaştırma kontrol listesi
- Bütün firmalara aynı kalem listesi, miktar ve koşullar gönderildi.
- Keşif birim fiyatları tabloda var, firmalara gönderilmedi.
- Toplamlar birim fiyat × miktar olarak yeniden hesaplandı.
- Eksik kalemler firmaya soruldu, cevaplar revizyon olarak girildi.
- Döviz teklifler aynı tarihin kuruyla çevrildi.
- Dahil olmayan işler her teklif için yazıldı.
- Ağırlıklar teklifler açılmadan belirlendi.
- Seçim gerekçesi yazıldı, seçilmeyen firmalara bildirildi.
Santix'te nasıl yapılır
Santix'te Satın alma bölümünde bir talep açarsınız ve kalemleri birim ve miktarıyla girersiniz; keşif birim fiyatını ya da keşif toplamını da yazabilirsiniz. Talep "Taslak", "Teklif toplanıyor", "Karşılaştırılıyor", "Pazarlıkta" ve "Karar verildi" durumlarından geçer. Gelen teklifleri ekip kendisi girer: kalem bazında birim fiyat ya da yalnızca toplam, para birimi, iş süresi, ödeme vadesi, avans, teminat kesintisi, geçerlilik tarihi, malzeme markası, kalite ve referans puanı, dahil olan ve olmayan işler.
Karşılaştırma ekranı yukarıdaki tabloyu kendisi kurar: her kalemde en iyi birim fiyatı işaretler, fiyatı olmayan kalemi "Fiyat yok" diye gösterir ve eksik kalem sayısını yazar, toplamı birim fiyat × miktardan hesaplar, USD ve EUR teklifleri TCMB kuruyla TL'ye çevirir, keşfe göre sapmayı ve ağırlıklı puanı hesaplar. Bir firmanın revize teklifi geldiğinde karşılaştırmaya yalnızca son revizyon girer, öncekiler kayıtta kalır. Ağırlıkları talep bazında değiştirebilirsiniz. İsterseniz karşılaştırmanın yazılı bir özetini de alabilirsiniz; karar yine sizindir. Ayrıntılar teklif karşılaştırma sayfasında.
Karar verildikten sonra uygulama "Bütçeye işlensin mi?" diye sorar: seçilen tutar yeni bir bütçe kalemi olur ya da mevcut kalemin planlanan tutarına ve firmasına yazılır. Ardından sözleşme taslağını firma, iş paketi ve tutar dolu olarak açabilirsiniz. Taşeron rolündeki kullanıcı başka firmaların tekliflerini görmez.
Santix'in yapmadıkları: firmalara teklif isteğini uygulama içinden göndermez, teklifleri ekip girer; web üzerinden piyasa fiyatı araştırması şu anda açık değildir; kamu ihale mevzuatına göre ihale dosyası ve ihale komisyonu kararı üretmez.
Kaynaklar
Sık sorulan sorular
Teklif karşılaştırmada fiyat puanı nasıl hesaplanır?
En düşük toplam, teklifin toplamına bölünüp 100 ile çarpılır. En ucuz teklif 100 alır; 54.160 ₺'lik en düşük teklife karşı 55.200 ₺'lik teklifin fiyat puanı 98,1'dir.
En ucuz teklif her zaman seçilmeli mi?
Hayır. Süre, ödeme vadesi, malzeme kalitesi ve referanslar da maliyeti etkiler. Örneğimizde %1,9 pahalı ama 10 gün kısa süreli teklif 92,4 puanla birinci oldu.
Bir kalemi boş bırakan teklif nasıl değerlendirilir?
Eksik kalem firmaya sorulur ve gelen fiyat revize teklif olarak girilir. Boş kalemi sıfır saymak, sonradan ek iş olarak gelecek bir maliyeti saklar.
Santix piyasa fiyatlarını internetten araştırıyor mu?
Hayır, web üzerinden fiyat araştırması şu anda açık değildir. Teklifleri ekip girer; Santix toplamı, sapmayı ve ağırlıklı puanı hesaplar.