Excel ve WhatsApp ile şantiye takibi mi, Santix mi?

Excel, WhatsApp ve kâğıt neyi iyi yapar?

Türkiye'deki şantiyelerin çoğu bugün Excel, WhatsApp grubu ve kâğıtla yönetiliyor ve bunun iyi nedenleri var. Bu araçlar ücretsizdir ya da zaten ofiste vardır, kimseye kullanımını öğretmeniz gerekmez ve her firmanın kendi alışkanlığına uyar.

• Maliyet: WhatsApp ücretsiz, Excel çoğu ofiste zaten lisanslı. Kâğıt ve kalem her şantiyede var.
• Öğrenme: Ustadan patrona herkes WhatsApp'a fotoğraf atmayı bilir. Yeni uygulama, yeni şifre, yeni alışkanlık gerekmez.
• Esneklik: Excel'de istediğiniz sütunu açar, kendi hakediş formatınızı kurarsınız. Hiçbir yazılım her firmanın formatına bu kadar uymaz.
• Herkese açık: Android ya da iPhone fark etmez; taşeronun ustabaşı da gruba girer, kimse koltuk parası ödemez.
• Hız: Bir fotoğraf ve "bunu yarına toparlayın" mesajı on saniye sürer.
• Resmi format: İdareye ya da iş sahibine verilen hakediş icmali, yeşil defter ve ataşman çoğu zaman belirli bir Excel şablonunda istenir.

Tek bir işi, bir ya da iki kişiyle yürütüyorsanız bu araçlar çoğu zaman yeterlidir. Sorunlar, aynı anda birden fazla taşeron, revize ve hakediş dönemi olduğunda başlar.

Excel ve WhatsApp ile şantiye takibi nerede kopar?

Excel ve WhatsApp'ın sınırı, bilginin birbirine bağlanmamasıdır: fotoğraf bir yerde, pafta başka yerde, hakediş üçüncü bir dosyada durur. Sahada bu kopukluk şu somut sorunlara dönüşür.

Paftanın hangi versiyonu güncel?

Mimar revize paftayı gruba PDF olarak atar; bir hafta sonra grupta aynı paftanın üç sürümü dolaşır. Usta telefonundaki eski PDF'e bakıp duvarı yanlış yere örer. Santix'te herkes "R3 · güncel" diye işaretli tek güncel paftayı görür, eski versiyonla üst üste koyup farkı karşılaştırabilir. Ayrıntısı revizyon takibi sayfasında.

Fotoğraf sohbette kaybolur, yeri tarif edilir

Bir eksik fotoğrafı yüzlerce mesajın arasında kalır. "B blok zemin kat, sağdan ikinci banyo" gibi tariflerle hangi noktadan söz edildiği anlaşılmaya çalışılır. Santix'te fotoğraf, paftanın üzerine bırakılan pinin içindedir ve bulunduğu mahale bağlıdır: "#14 Banyo seramik derzi eksik" Z-03 banyonun tam o köşesinde durur. Pinlerin nasıl çalıştığını pafta üzerinde not sayfasında görebilirsiniz.

"Yapıldı mı?" sorusunun cevabı yok

WhatsApp'ta atanan işin sorumlusu, termini ve durumu yoktur. Kimin neyi bitirdiği, ancak birinin sohbeti geri sarmasıyla bulunur. Santix'te her pinin sorumlusu, termini, önceliği ve "Açık", "Devam ediyor", "Engelli", "Kontrol bekliyor", "Tamamlandı", "Kapalı" gibi bir durumu vardır.

Hakediş formülleri dosyadan dosyaya kopyalanır

Her ay bir önceki hakediş dosyası kopyalanır, satırlar elle güncellenir, bir hücredeki formül bozulur ve kimse fark etmez. Kümülatif toplamla önceki hakedişler birbirini tutmaz. Santix dönemi kümülatif mantıkla hesaplar ve teminat, avans mahsubu, stopaj, damga vergisi, KDV tevkifatı ve ceza kesintilerini tek yerde uygular. Yöntem hakediş nasıl hazırlanır rehberinde.

Hatırlatma yok

İskelenin periyodik kontrol raporu ya da teminat mektubunun vadesi Excel'de bir hücrede yazar ama Excel kimseyi uyarmaz. Santix evrak süresine 30, 14, 7 ve 1 gün kala bildirim gönderir.

Herkes her şeyi görür

WhatsApp grubunda taşeron, başka taşeronun fotoğraflarını ve tartışmalarını da görür; bütçe Excel'i ya paylaşılır ya paylaşılmaz. Santix'te taşeron yalnızca kendisine atanan işleri görür, bütçeyi varsayılan olarak yalnızca patron, proje müdürü ve şantiye şefi görür.

Bodrumda biriken fotoğraflar

Sinyal olmayan bodrumda çekilen fotoğraflar telefonda birikir, akşam toplu gönderilir ve hangisinin nereye ait olduğu karışır. WhatsApp mesajı bağlantı gelince yine gönderir; fark, Santix'te kaydın çevrimdışıyken de paftadaki yerine bağlanmasıdır.

Dört senaryoda Excel ve WhatsApp ile Santix

Aşağıdaki dört senaryo her ay tekrar eden işlerdir. Her birinde önce bugün çoğu şantiyede nasıl yapıldığını, sonra Santix'te nasıl yapıldığını yazdık. Örnekler örnek projemiz "Ataşehir Blok B"den; sayılar örnektir.

1. Ay sonu taşeron hakedişi

Santix resmi hakediş icmalinin idareye verilecek biçimini üretmez; hesap ve onay kaydını tutar, ödemeler Excel'e aktarılabilir.

2. Revize paftanın sahaya dağıtılması

3. Eksik listesi (punch list) ve teslim

4. Teklif mukayese tablosu

Teklif tablosunu Excel'de kurmak isteyenler için ölçütler ve puanlama teklif karşılaştırma tablosu rehberinde.

Excel ve WhatsApp ile Santix karşılaştırması

Aşağıdaki tabloda her ölçütte hangi tarafın önde olduğunu dürüstçe yazdık. Maliyet, öğrenme, esneklik ve cihaz çeşitliliğinde Excel ve WhatsApp öndedir.

Hangi durumda Excel ile devam etmelisiniz?

Tek bir küçük işi bir ya da iki kişiyle yürütüyorsanız, taşeron koordinasyonu az ve pafta pek değişmiyorsa Excel ve WhatsApp ile devam etmek makul bir seçimdir. Aylık abonelik bu durumda kazandırdığından fazlasına mal olabilir.

• Ekibinizin büyük kısmı Android kullanıyorsa şimdilik beklemeniz daha doğru olur; Santix şu an yalnızca iPhone ve iPad'de çalışır.
• İşiniz yalnızca tadilat ya da tek kalem imalatsa, pafta ve mahal katmanı size yük olabilir.
• Asıl ihtiyacınız puantaj, stok, depo ya da muhasebeyse Santix bu işleri yapmaz.
• İdarenin istediği resmi hakediş formatını doldurmanız gerekiyorsa o dosya Excel'de kalır; Santix hesabın kontrolünü ve onayını tutar.

WhatsApp'ı tamamen bırakmanız da gerekmez. Hızlı sesli konuşma ve gündelik haberleşme orada kalabilir; kayıt altına girmesi gereken eksik, revize, hakediş ve evrak Santix'e taşınır. Santix'e geçmek, birden fazla taşeron, düzenli revize ve aylık hakediş aynı anda yönetildiğinde anlam kazanır.

Excel'den Santix'e nasıl geçilir?

Geçiş, elinizdeki dosyaları içe aktarmakla başlar; sıfırdan veri girmeniz gerekmez. Aşağıdaki sıra, yürüyen bir şantiyede ilk iki haftayı anlatır.

1. Kuruluş ve proje: Uygulamada kuruluşunuzu ve projeyi açın. 3 günlük deneme bu adımda başlar.
2. Paftalar: DWG, DXF ya da PDF yükleyin. Santix dosyayı paftalara böler, pafta no, ad ve ölçeği antetten okur. 7 katlı bir uygulama projesi testte yaklaşık 11 dakikada 11 paftaya ayrıldı. Paftaları ekip "Tümünü indir" ile cihaza alır.
3. Mahaller: Mimar ya da teknik ofis önerilen mahalleri onaylar; Excel'deki mahal listesi kaplamalar adımında eşleştirilir.
4. Bütçe: Keşif Excel'inizi bütçeye aktarın. Yapay zekâ poz no, tanım, birim, miktar, birim fiyat ve tutar sütunlarını eşleştirmeyi önerir, onayı siz verirsiniz.
5. İş programı: MS Project ya da Primavera'daysa XML veya XER dosyasını içe aktarın; kritik yol yeniden hesaplanır. Ardından "Temel planı kaydet".
6. Ekip: Önce şef ve saha mühendislerini, sonra mimarı, en son taşeronları davet kodu ile çağırın. Kod 8 karakterlik, 14 gün geçerli ve tek kullanımlıktır.
7. Açık eksikler: Excel'deki açık eksik listesini bir saha turunda pinlere çevirin; kapanmış maddeleri taşımanız gerekmez.
8. İlk hakediş: Bir hakediş dönemini hem Excel'de hem Santix'te yürütün ve rakamları karşılaştırın. Tutuyorsa Excel'i arşiv olarak bırakabilirsiniz.

Geçmiş hakediş dosyaları ve kapanmış revizyonlar için otomatik aktarım yoktur; onlar Excel ve PDF olarak arşivde kalır. Fiyatlar ve koltuk hesabı fiyatlar sayfasında.