Şantiyede tutulması gereken evraklar ve süreleri

Şantiyede hangi evraklar bulunmalı?

Bir yapı şantiyesinin evrakı dört gruba ayrılır: imar ve ruhsat (yapı ruhsatı, onaylı projeler, yapı denetim sözleşmesi, şantiye şefi taahhüdü), sosyal güvenlik (SGK işyeri dosyası ve bildirgeler), iş sağlığı ve güvenliği (risk değerlendirmesi, acil durum planı, eğitim ve sağlık kayıtları, iş ekipmanı periyodik kontrol raporları) ve ticari evrak (sigorta poliçeleri, teminat mektupları, taşeron sözleşmeleri, izinler).

3194 sayılı İmar Kanunu md. 29 açıkça yazar: ruhsat ve eklerinin yapı yerinde bulundurulması zorunludur. İSG kayıtlarının da denetimde istendiğinde gösterilmesi gerekir; İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği md. 7, periyodik kontrol sonuçlarının yetkililer her istediğinde gösterilmek üzere saklanmasını şart koşar. Pratikte bu, şantiye ofisinde bir klasör ve bunun güncel bir dijital kopyası demektir.

Süre takibi için önce işyerinizin tehlike sınıfını bilin. İşyeri Tehlike Sınıfları Tebliği'nin güncel listesinde ikamet amaçlı ve ikamet amaçlı olmayan binaların inşaatı (NACE 41.00.01 ve 41.00.02), inşaatlarda beton işleri ve iskele kurma-sökme işleri çok tehlikeli sınıftadır. Aşağıdaki süreler bu sınıfa göre verilmiştir.

Evraklar ve geçerlilik süreleri tablosu

Tablo, mevzuatta süresi açıkça yazan evrakları ve süresi sözleşmeye ya da idareye bağlı olanları birlikte gösterir. Süresi değişken olanlarda "sözleşmeye bağlı" veya "idareye bağlı" yazdık; bu evrakların bitiş tarihini belgenin kendisinden alın.

Yapı ruhsatının süresi ne kadar?

Yapıya başlama süresi ruhsat tarihinden itibaren 2 yıldır. Bu sürede başlanmazsa veya yapı, başlama süresiyle birlikte 5 yıl içinde bitirilmezse ruhsat hükümsüz sayılır ve yeniden ruhsat alınması gerekir (3194 md. 29). Başlanmış inşaatlarda kazanılmış haklar saklıdır. Takvime iki tarih yazın: ruhsat tarihi + 2 yıl ve ruhsat tarihi + 5 yıl. İkincisinden en az 6 ay önce bitiş ve iskân planlamasını gözden geçirin.

Ruhsatın kendisi kadar ekleri de takip edilir: şantiye şefi, fenni mesul veya müteahhit değişikliği ruhsat işlemi gerektirir (Planlı Alanlar İmar Yönetmeliği md. 55). Projeyi değiştiren revizyonlar için revizyon yönetimi rehberine bakın.

Risk değerlendirmesi kaç yılda bir yenilenir?

Çok tehlikeli işyerlerinde en geç 2 yılda, tehlikeli işyerlerinde 4 yılda, az tehlikeli işyerlerinde 6 yılda bir yenilenir (İSG Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği md. 12). Şantiye için daha önemli olan ikinci fıkradır: işyerinde değişiklik, yeni teknoloji veya ekipman, üretim yönteminde değişiklik, iş kazası, meslek hastalığı veya ramak kala olay olduğunda risk değerlendirmesi süreyi beklemeden tamamen ya da kısmen yenilenir.

İnşaat her ay değişen bir işyeridir: kazı biter, kalıp başlar, cephe iskelesi kurulur, kule vinç gelir. Bu yüzden 2 yıl, şantiyede pratikte hiç ulaşılmayan bir üst sınırdır. Yeni bir iş aşamasına geçerken veya yeni bir ağır ekipman sahaya girerken risk değerlendirmesinin ilgili bölümünü güncelleyin ve tarihini kayda geçirin. Acil durum planı aynı süre mantığıyla (2, 4, 6 yıl) yenilenir ve tatbikat en geç yılda bir yapılır.

İskele ve vinç kontrol raporları ne zaman yenilenir?

Yapı iskelesi, standartta daha kısa süre yoksa en geç 6 ayda bir kontrol edilir. Ayrıca iskele ilk kurulduğunda ve yükseltildiğinde ya da değiştirildiğinde, değişikliği kapsayan yeni bir kontrol gerekir (İş Ekipmanları Yönetmeliği md. 7/2-a-4). Cephe iskelesi kat kat yükseldikçe her yükseltme yeni bir rapor demektir; "6 ay dolmadı" gerekçesi yeterli değildir.

Kule vinç ve mobil vinçler en geç yılda bir kontrol edilir. Her periyodik kontrolde yük testi yapılır; kaldırma kapasitesiyle yapısal bütünlük yük testi ise en geç 3 yılda bir ve her önemli bakım ve onarımdan sonra tekrarlanır (EK-III md. 2.2.1). Sabit olmayan ekipman her yer değişikliğinde yeniden kontrol edilir; seyyar ekipman işletme dışında kullanılıyorsa son kontrol raporu ekipmanla birlikte bulunur.

Hatırlatmaları nasıl kurmalı, evrakı kim takip etmeli?

Her evrakın tek bir sahibi olsun ve bitiş tarihinden önce dört hatırlatma gitsin: 30, 14, 7 ve 1 gün kala. 30 gün, yenileme için dış firmaya (muayene kuruluşu, sigorta, banka) iş verme süresidir. 14 gün, randevunun kesinleştiği süredir. 7 gün, işin yapılıp yapılmadığını kontrol ettiğiniz andır. 1 gün ise "yarın sahada belgesiz ekipman var" uyarısıdır.

1. Envanter çıkarın. Yukarıdaki tabloyu kendi şantiyenize uyarlayın: kaç iskele, kaç vinç, kaç jeneratör, kaç kompresör var. Her ekipman ayrı satırdır.
2. Bitiş tarihini belgeden alın. "Yılda bir" diye ezberden yazmayın; rapor tarihine bakın, standarttaki kısa süreleri ve kurulum sonrası kontrolleri ekleyin.
3. Sahip atayın. Ruhsat ve sözleşme evrakı proje müdüründe, İSG evrakı İSG uzmanında, ekipman raporları şantiye şefinde, teminat ve SGK muhasebede olsun. Taşeron ekipmanının raporunu taşerondan isteyin, ama takibi sizde kalsın.
4. Hatırlatmaları kurun. 30, 14, 7 ve 1 gün kala hem sahibe hem bir yedeğe bildirim gitsin.
5. Yenilenen belgeyi yükleyin. Eski belgeyi silmeyin, arşive alın; denetimde geçmiş kontrollerin de sorulduğu olur.
6. Ayda bir tarayın. Proje müdürü veya şef, süresi geçen ya da 30 gün içinde dolacak evrak listesine ayda bir bakar.

İskân için hangi belgeler gerekir?

Yapı kullanma izin belgesi (iskân), yapı tamamlanınca ruhsatı veren idareden istenir; idare başvuruyu en geç 30 gün içinde sonuçlandırmak zorundadır (3194 md. 30). İstenen evrak listesi idareye göre değişir. Sık istenenler: yapı denetim kuruluşunun iş bitirme ile ilgili belgeleri, SGK ilişiksizlik yazısı, enerji kimlik belgesi, asansör tescil belgesi (asansör varsa), onaylı projelere uygunluk ve ilgili kurum yazıları. İskân dosyasını son aya bırakmayın; SGK ilişiksizlik ve kurum yazıları haftalar sürebilir.

Kontrol listesi

• Ruhsat ve onaylı projeler şantiyede, güncel versiyonlarıyla duruyor.
• Ruhsat tarihi + 2 yıl ve + 5 yıl takvimde.
• Risk değerlendirmesi ve acil durum planı son iş aşamasına göre güncellendi.
• Her çalışanın İSG eğitim belgesi ve periyodik muayenesi son 1 yıl içinde.
• Her iskele için son 6 ay içinde ve son yükseltmeden sonra rapor var.
• Vinç, elektrik, topraklama, kompresör ve iş makinesi raporları 1 yıl içinde, EKİPNET numaralı ve İSG-KATİP sözleşmeli.
• All-risk poliçesi ve teminat mektupları iş süresini kapsıyor.
• Her evrakın bir sahibi ve 30/14/7/1 gün hatırlatması var.

Santix'te nasıl yapılır?

Santix'in Evrak bölümünde ruhsat, yapı denetim sözleşmesi, risk değerlendirmesi, acil durum planı, eğitim ve sağlık raporları, all-risk poliçesi, teminat mektupları, periyodik kontrol raporları (vinç, iskele, elektrik ve topraklama), asansör ve iskân evrakını proje bazında tutarsınız. Belgeyi kamerayla tararsınız; tip, numara ve bitiş tarihi metinden okunup önerilir, siz kontrol edip kaydedersiniz. Bitişten 30, 14, 7 ve 1 gün önce bildirim gider; süresi geçen evrak kırmızı görünür. Santix mevzuat sürelerini sizin yerinize belirlemez; bitiş tarihini belgedeki tarihe göre siz onaylarsınız. Ayrıntılar evrak takibi sayfasında. Sözleşme kaynaklı tarihler için sözleşme şablonlarına bakın.

Kaynaklar

• 3194 sayılı İmar Kanunu, md. 29 (ruhsat süresi, ruhsatın yapı yerinde bulundurulması), md. 30 (yapı kullanma izni)
• İş Ekipmanlarının Kullanımında Sağlık ve Güvenlik Şartları Yönetmeliği, md. 7 ve EK-III (23.12.2025 tarihli değişiklikle)
• İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği, md. 12
• İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik, md. 13, 14
• İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik, md. 9
• Çalışanların İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimlerinin Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Resmî Gazete 02.04.2026, sayı 33212, md. 13, 14
• Planlı Alanlar İmar Yönetmeliği, md. 55
• 4708 sayılı Yapı Denetimi Hakkında Kanun, md. 2
• Yapı ruhsatıyla otomatik SGK işyeri tescili (5510 md. 11, SGK Genelgesi 2018/11 özeti)

Mevzuat metinleri 13 Kasım 2026 tarihinde kontrol edildi. All-risk poliçesi, teminat mektubu ve hafriyat izinlerinin süreleri sözleşmeye veya belediyeye bağlı olduğu için genel bir süre vermedik.